IdéeSport est actuellement en train de se transformer en organisation dite « agile ». A l’avenir, la Fondation va évoluer avec une hiérarchie fortement réduite, s’organiser en cercle, donner plus de responsabilité à ses collaborateurs et construire une forme de collaboration basée sur la confiance et le plaisir. L’organisation souhaite ainsi s’adapter plus rapidement aux changements de contextes, tout en répondant au mieux aux besoins de la société. Les premiers résultats sont déjà prometteurs.
Chaque organisation est confrontée aux exigences de son environnement et donc des facteurs externes qui deviennent de plus en plus changeants et complexes. De plus, les collaborateurs souhaitent toujours plus de flexibilité dans leur travail, afin de coupler au mieux la vie privée et professionnelle. Finalement, ils sont nombreux à se soucier du sens et de l’utilité de leur engagement quotidien. De nouvelles méthodes de travail demeurent donc cruciale. Un certain nombre d’organisations se questionnent souvent à 3 niveaux. «Que» faisons-nous ? «Comment» le faisons-nous ? et « pourquoi » le faisons-nous ? « Le ‘pourquoi’ est un élément central que l’on retrouve très fortement dans le monde des fondations, car une ONG d’utilité publique remplit souvent des missions sociales en apportant une contribution significative au fonctionnement de l’ensemble de la société », nous explique Sandro Antonello, responsable RH & développement de l’organisation pour IdéeSport. Il complète encore : « À notre avis, les formes de travail agiles offrent un terreau idéal pour la mise en œuvre de la question du ‘pourquoi’ ».
Un défi mais aussi un atout
En mai 2019 les collaborateurs d’IdéeSport ont pris la décision de s’orienter vers un modèle agile. L’organisation souhaite ainsi devenir plus flexible et s’adapter plus rapidement aux changements de contextes. Il s’agit aussi de donner une place centrale à l’innovation et à stimuler le travail de chacun. IdéeSport figure parmi les premières ONG suisses prenant cette direction. La Fondation souhaite communiquer ses expériences de manière transparente, afin que d’autres organisations puissent bénéficier de ces démarches.
Les collaborateurs prennent des responsabilités
Le groupe de travail du projet agilité se compose de 10 collaborateurs internes représentant différentes équipes et les 3 régions linguistiques. Le projet est géré selon la méthode Scrum, avec des « sprints » de 4 semaines comme base de travail. Cela cons’effectue en étapes, ce afin de développer continuellement l’organisation. L’équipe s’inspire des principes du « leadership collégial » et décide indépendamment comment IdéeSport devrait travailler en équipe et évoluer à l’avenir.
Premières étapes réalisées
Des résultats importants sont déjà visibles. Un organigramme sous forme de a été élaboré. Contrairement aux structures hiérarchiques plus rigides, le modèle en « cercles » permet aux collaborateurs de prendre les décisions et donc de nouvelles responsabilités. Un autre élément clé a été de supprimer le niveau hiérarchique présent dans chaque région pour la gestion de projets, ainsi que le processus participatif du recrutement du nouveau directeur par un groupe de collaborateurs internes. Dans les mois à venir, le projet va surtout consister à maintenir une cohérence organisationnelle et des rencontres afin d’échanger. Fin 2020, une étape significative aura lieu : la suppression du comité de direction.
Agilité et non pas absence de hiérarchie, chaos ou anarchie
L’une des bases consiste à revoir la structure hiérarchique et pouvoir prendre des décisions de manière collective. L’ensemble des collaborateurs prendra désormais des décisions qui incombaient auparavant à certains cadres de la Fondation. Ainsi, il y aura plus de responsabilité et de prises de décisions par les collaborateurs proches du terrain. Par ailleurs, le rôle du nouveau directeur Reto Mayer a également été revu. Il n’aura pas un véritable rôle de direction mais plutôt un rôle de coaching et d’offre de prestations. L’agilité, ce n’est pas seulement la prise de décisions collectives, c’est aussi une structure et des processus plus flexibles, ainsi que des changements dans la culture de l’organisation.
De l’extérieur, les organisations agiles sont souvent perçues comme chaotiques, anarchistes ou sans hiérarchie. Ce n’est toutefois pas le cas ; il existe des règles et des rôles clairs, avec de nombreux échanges afin que le développement soit harmonieux. Les structures et les processus s’améliorent et s’optimisent constamment. Ainsi, des conditions cadre demeurent nécessaires, comme par exemple la matrice de répartition des responsabilités qui explicite qui/où/comment les décisions sont prises.
Réagir rapidement pour répondre aux besoins de la société
Cette structure agile, avec ses processus et ses méthodes récemment introduits, a déjà profité à la Fondation IdéeSport. En raison de la situation du Covid-19, IdéeSport a développé un nouveau programme pour les enfants en quelques semaines, s’est entourée de nouveaux partenaires et a défini des lieux pour que les activités puissent être lancées pendant les vacances d’été. La nouvelle façon de travailler a déjà montré qu’IdéeSport peut réagir rapidement aux changements environnementaux et répondre aux préoccupations sociétales urgentes. Les collaborateurs ont su vite s’organiser et endosser la responsabilité de ce projet. Lena Kopp, membre de l’équipe du projet d’agilité, explique : «Un projet-clé est créé lorsque l’équipe peut être assemblée de manière flexible en fonction des forces, de l’expérience et des ressources de chacun. Tout le monde peut prendre des initiatives et les processus de prise de décision sont très courts. En utilisant de nouveaux modèles et de nouveaux outils, vous pouvez rapidement atteindre votre objectif et motiver tout le monde, car c’est ‘leur’ projet ».
D’ici fin 2021, le processus de transformation devrait être abouti. Or, il s’agit d’une fin conditionnelle. En tant qu’organisation en apprentissage constant, un groupe de travail va donc continuer de développer les thèmes d’agilité et s’efforcer à les implémenter au mieux au sein d’IdéeSport.
Pour plus d’informations :
Sandro Antonello, responsable RH et développement de l’organisation
Tel. 079 633 22 73, sandro.antonello@ideesport.ch
