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« Beaucoup de décisions doivent être prises de manière très spontanée »

26.01.2021

Lena Thoma, l’une des 24 coordinateur·trice·s de projet d’IdéeSport, travaille pour permettre aux jeunes et aux enfants de toute la Suisse de se retrouver le week-end dans des salles de sport et de pratiquer des activités physiques gratuitement. La réglementation visant à contenir la pandémie a bouleversé sa routine professionnelle quotidienne. Certaines choses sont devenues impossibles. La flexibilité, mais aussi de nouvelles questions, comme les normes d’hygiènes, sont devenues centrales. Dans son interview, elle raconte la façon dont elle vit cette période et ce qu’elle souhaite pour le futur.

Tu es coordinatrice de projet pour IdéeSport depuis 3 ans et demi. À quoi ressemble ton travail pendant la saison, habituellement ? 
L’été marque toujours le début de notre année ainsi que de la planification de la saison car nos projets débutent en septembre/octobre. La planification de la saison comprend le recrutement et la formation des chef·fe·s de projet, l’échange avec les communes afin d’identifier leurs besoins, l’organisation des campagnes de promotion et des moyens de communication, entre autres activités.
Dès que le premier projet est lancé, je m’occupe de répondre aux questions et préoccupations des chef·fe·s de projet, de rédiger les rapports et communiqués de presse et de les transmettre aux parties prenantes. Je tiens aussi les livres de caisse, dans lesquels sont répertoriées toutes les transactions en lien avec les projets. Les échanges avec tous les participant·e·s constituent également une part essentielle de mon travail pendant cette période. Je vais régulièrement voir les projets en cours. Actuellement, j’encadre 10 projets, du MiniMove au MidnightSports, en passant par l’OpenSunday.
Lorsque la saison se termine, j’entame les discussions finales avec les chef·fe·s de projet. Sur la base de ces discussions ainsi que de tous documents élaborés pendant la saison, j’établis le décompte et le rapport de fin, que je transmets à nouveau à toutes les parties prenantes. Si nécessaire, je procède également aux adaptations conceptuelles en vue de la saison suivante.

Et qu’est-ce qui a changé avec le coronavirus ?
Pour le moment, il n’est plus possible de planifier les projets comme d’habitude. En raison des modifications constantes des dispositions, des exigences cantonales, voire communales, très différentes en matière de plans de protection ainsi que des limitations du nombre de participant·e·s, beaucoup de décisions doivent être prises de manière très spontanée. Malgré cette obligation de se montrer flexible, il est aussi attendu que tout nouveau concept soit approuvé par toutes les instances. Il n’est jamais certain qu’un projet puisse être maintenu, ni comment il pourra l’être, et pourtant nous devons toutes et tous être disponibles en tout temps. L’échange avec les communes est malgré tout positif car nous sommes bien plus en contact que d’habitude. J’ai fait la connaissance de nouvelles personnes et notre flexibilité ainsi que nos efforts ont été appréciés. C’est une source de motivation.
J’essaie également de motiver les chef·fe·s de projet et de veiller à ce que toutes et tous soient présent·e·s dès que l’on peut rouvrir les salles de sport. J’ai beaucoup de chance, car tout le monde est conscient de l’imprévisibilité de la situation actuelle.
Il m’est particulièrement difficile de ne pas pouvoir aller voir les projets et de n’avoir que des contacts en ligne.
Concernant les différents programmes, des offres alternatives ont été élaborées dans la mesure du possible, les possibilités étant très différentes en raison des directives communales. Pour le programme MiniMove, auquel participent habituellement près de 300 personnes (parents avec des enfants en âge préscolaire), nous avons dû réduire le nombre d’adultes à 15 personnes. Pour l’OpenSunday, qui s’adresse aux élèves de l’école primaire, des solutions en ligne et à l’extérieur ont été proposées. Pour le MidnightSports, nous avons dû établir la limite d’âge à 15 ans (U16). Nous avons également décidé à l’interne que seuls 50 participant·e·s pouvaient être présent·e·s. Toutes ces adaptations doivent être expliquées clairement aux équipes et aux participant·e·s.

Avec ton travail, tu as des contacts avec des intervenant·e·s très divers, allant des représentant·e·s des communes aux jeunes chef·fe·s de projet, en passant par les animateur·trice·s pour les jeunes. Tes activités sont aussi très variées. Qu’est-ce que tu préfères ?
Je suis toujours contente d’aller voir les projets. Vivre en vrai ce que l’on a élaboré « dans son coin », sentir l’atmosphère, échanger avec les enfants et les jeunes et observer les équipes au travail, c’est vraiment beau.
Le travail avec mon équipe d’IdéeSport me plait également beaucoup, surtout depuis que nous avons mis en place une organisation agile, sans hiérarchie. Certes, le volume de travail a augmenté dans certains domaines, mais le haut degré de responsabilité me donne confiance. Nous prenons des décisions de manière autonome et progressons ainsi plus rapidement et plus efficacement. Et j’apprécie cela d’autant plus en cette période qui exige tant de flexibilité.

Lena Thoma

Âge : Hé, ça ne se demande pas 😉 31 ans 

Domicile : je suis en train de déménager, de Zurich à Saint-Gall

Hobbys : courir, plutôt sur des longues distances (p. ex. marathon), faire de la randonnée, méditer et guider des méditations, passer du temps dans la nature. Depuis la pandémie, j’aime aussi rester sur mon canapé et ne pas devoir me dépêcher pour mes rendez-vous.

Métier : coordinatrice de projet pour IdéeSport

Les plus grands défis amenés par le coronavirus : apprendre à rester tranquille (ce qui s’est révélé être génial), ne pas pouvoir voir et embrasser mes amis et ma famille, ne pas pouvoir m’asseoir simplement dans un café et observer les gens.

Lieux et moments de bonheur pendant cette période : l’endroit où je me sens bien, c’est mon tour de jogging préféré, du Zürichberg au zoo, où j’ai même vu des girafes en été. Cela m’a rendue incroyablement heureuse. Des moments de bonheur : mon mariage en novembre, en très petit comité. C’était génial car j’ai pu passer du temps avec tout le monde et simplement profiter d’être avec les gens.

Les conditions-cadres des différents projets ont été continuellement modifiées au cours de ces derniers mois en raison des mesures pour lutter contre la pandémie de coronavirus. Quel a été, et est, ton plus grand défi, en tant que coordinatrice de projet ? 
Parfois, il m’est difficile de suivre les dispositions relatives au coronavirus à l’aveuglette, sans pouvoir procéder à nos propres évaluations. Et il n’est pas aisé de garder une vue d’ensemble car les conditions-cadres diffèrent beaucoup entre les lieux. Contacter les intervenant·e·s, répondre à tous les intérêts et fournir activement des informations actualisées, tout cela est très exigeant.

Le plus simple aurait été de clore tous les projets. Pourquoi avez-vous cherché à élaborer des solutions alternatives ?
Notre volonté de promouvoir le mouvement chez les enfants et les jeunes reste au premier plan dans tous les cas. Ces groupes d’âges sont particulièrement touchés par les répercussions de la pandémie de coronavirus car ils ne peuvent vivre que de manière très limitée cette période si importante de la vie. Pour beaucoup, c’est une source de frustration à laquelle il faut remédier. Ils et elles manquent non seulement de mouvement, mais aussi de contacts sociaux, de distractions et de perspectives. Il est important pour nous de pallier cela du mieux que nous pouvons.
En tant que fondation opérationnelle, nous dépendons en outre du financement de nos partenaires. Nous apprécions ce soutien et en avons besoin. Pour assurer son maintien, il n’est pas question de se relâcher. Je suis souvent au contact des communes et j’ai pu observer qu’elles sont très généreuses parce qu’elles voient à quel point nous nous engageons pour notre groupe cible. C’est pour cette raison que nombre d’entre elles sont disposées à continuer à nous soutenir pleinement, heureusement.

Es-tu satisfaite de l’état actuel des choses ? Que souhaites-tu pour la prochaine saison ?
Je suis satisfaite de notre investissement et de la façon dont nous gérons cette situation difficile. Cependant, je souhaite vivement pouvoir reprendre nos activités comme d’habitude lors de la prochaine saison. Si les dispositions visant à endiguer la pandémie devaient toutefois être maintenues, j’espère que nous aurons suffisamment de ressources en été pour continuer à mettre sur pied des solutions abouties avant le début de la saison. En définitive, nous savons maintenant ce qui nous attend et devrions pouvoir nous y préparer du mieux possible.

Peux-tu déjà nous dire ce que tu as appris de cette situation difficile ? La prochaine fois, que ferais-tu différemment et que ferais-tu de la même manière ?
La flexibilité et le pragmatisme sont indispensables. J’ai aussi remarqué qu’il est parfois plus pertinent d’attendre quelques jours et de développer des idées et des initiatives de manière spontanée plutôt que de planifier longtemps à l’avance. Sinon, comme les conditions-cadres changent d’un jour à l’autre, on fait beaucoup de travail pour rien, ce qui peut être frustrant. J’ai aussi réalisé combien il est important de rester en contact avec les chef·fe·s de projet, de me mettre à leur place et de les soutenir du mieux possible.

Qu’est-ce qui te marque le plus, lorsque tu reviens sur cette dernière année si particulière ?
En été, nous avons lancé pour la première fois, et en réaction au premier confinement, le programme MoveYourSommer, une semaine consacrée au mouvement pendant les vacances d’été pour les élèves de l’école primaire. C’était merveilleux. Les réactions ont toutes été positives et c’était très agréable de créer de A à Z un tout nouveau projet. J’ai été très heureuse de voir que tout s’est si bien passé.

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