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Tout est agile, vraiment ?

18.06.2021

Travailler de manière agile, penser de manière agile, décider de manière agile – en ce moment, le mot « agile » est sur toutes les lèvres. Chez IdéeSport, nous ne nous contentons pas d’en parler : en tant que Fondation gérée de manière participative, nous nous positionnons clairement et utilisons des éléments agiles pour accomplir notre travail. Nous vous en donnons ici un aperçu, à l’aide de quelques exemples concrets.

Apprendre ensemble

À intervalles réguliers, nous prenons le temps d’examiner la façon dont nous travaillons ensemble, en tant qu’équipe, et de tirer les leçons de nos expériences. Nous nous remémorons alors ce qui s’est bien passé et ce qui s’est mal passé dans le but d’améliorer encore la coopération. Nous utilisons pour cela divers instruments rétrospectifs, tels que la Rétrospective Starfish ou l’Arbre de décision.

Un dialogue entre collaborateur·trice plutôt qu’un entretien annuel avec les employé·e·s

Dans les entreprises gérées de manière traditionnelle, l’entretien annuel est un incontournable de fin d’année. Les responsables hiérarchiques et les employé·e·s fixent alors les objectifs annuels et, un an plus tard, les performances sont mesurées par rapport à ces derniers. Ce n’est pas le cas chez IdéeSport. Pour nous permettre d’évoluer, nos équipes organisent deux ou trois fois par an ce que l’on appelle un « dialogue entre collaborateur·trice·s ».

Lors de ces séances, les équipes fixent leurs propres objectifs, qui découlent de la stratégie globale d’IdéeSport. Elles définissent à la fois des buts communs et des objectifs personnels. Chaque collaborateur·trice est ainsi invité·e à déterminer les domaines dans lesquels il ou elle souhaite se perfectionner. Des rétrospectives régulières nous permettent ensuite d’évaluer si nous sommes sur la bonne voie.

Des règles claires s’appliquent également aux feedbacks entre pairs et aux séances de feedbacks en groupe. Nous nous donnons mutuellement des feedbacks de manière constructive et les discussions se déroulent de manière confidentielle. L’avantage principal de ce « dialogue entre collaborateur·trice·s » et sa transparence, qui permet à l’équipe de connaître les forces et les faiblesses de chacun·e et donc d’améliorer la coopération de manière ciblée.

Un leadership partagé

Chez IdéeSport, nous sommes persuadé·e·s que la direction d’une entreprise est trop importante pour être confiée à une seule personne. C’est pourquoi nous nous la partageons.

Nous avons réparti les tâches type de management entre cinq rôles différents (Gastgeber*innen, Lernbegleiter*innen, Ökonom*innen, HR, Dokumentar*innen)*. Au sein de chaque équipe, ces rôles sont endossés avec des responsabilités spécifiques. Par exemple, les Gastgeber*innen se chargent de diriger les équipes sur le plan organisationnel, les Lernbegleiter*innen veillent à ce que leur équipe réfléchissent à leur travail et continue de se développer et les Ökonom*innen font le lien entre les équipes et le cercle national des finances.

Chaque équipe détermine elle-même quelle personne occupe quel rôle, l’objectif étant également d’assurer une rotation régulière entre les personnes. Cela permet aux collaborateur·trice·s d’assumer des responsabilités dans des domaines plus larges que ceux de la fonction professionnelle. Nous avons aussi des rôles spécialisés afin que les collaborateur·trice·s puissent également partager des idées sur des sujets spécifiques, tels que le développement de programmes, la collecte de fonds ou la communication.

Processus de travail itératif : des sprints, plutôt que des grandes planifications

Au lieu de concepts détaillés, nous préférons développer des processus de travail itératifs avec les méthodologies Scrum et Kanban : nous progressons par petites étapes, évaluons les résultats intermédiaires et impliquons constamment les partenaires dans le processus de développement afin de recevoir un retour régulier. Nous y voyons un avantage dans la mesure où nous pouvons promouvoir la transparence et voir en un coup d’œil où en est le projet. Si certaines conditions changent, nous pouvons être réactif·ve·s et apporter des corrections plus rapidement. Pour encourager l’innovation, nous travaillons selon la méthode du « design thinking ». Cela permet d’économiser des ressources financières et de donner plus d’espace aux idées des collaborateur·trice·s.

Décider ensemble

Il y a toujours des décisions à prendre, certaines simples, d’autres plus difficiles. Dans le passé, c’était le ou la responsable hiérarchique qui les prenaient. Aujourd’hui, les décisions sont prises par l’équipe elle-même. Pour nous permettre de prendre des décisions de manière efficace, sous notre propre responsabilité et de bonne qualité, nous utilisons différents outils. D’une part, nous disposons d’une matrice de délégation qui définit clairement le cadre et les responsabilités. Les tâches des différents rôles sont également clairement définies. Dans le processus de prise de décision, nous utilisons la décision par consentement, le vote à cinq doigts ou par délégation, selon le sujet. Grâce à ces outils, nous avons notamment élu notre directeur de Fondation en octobre 2019 et réparti les différents rôles entre nous.

*ndlr : Chez IdéeSport, ces termes spécifiques sont utilisés en allemand. Ils peuvent être traduits par : hôtes ; guide d’apprentissage ou de développement professionnel ; finances ; RH ; documentalistes

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