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Alles agil, oder was?!

30/06/2021

Agil arbeiten, agil denken, agil entscheiden – das Wort Agilität ist derzeit in aller Munde. Bei IdéeSport sprechen wir nicht nur davon: Als selbstorganisierte Stiftung setzen wir uns stark damit auseinander und nutzen agile Elemente, um unsere Arbeit zu erledigen. Wir geben anhand von einigen Beispielen einen kleinen Einblick.

Gemeinsam lernen

In regelmässigen Abständen nehmen wir uns Zeit, um auf die Zusammenarbeit im Team zurückzuschauen und aus der Vergangenheit zu lernen. Dazu schauen wir in so genannten Retrospektiven gemeinsam zurück und bewerten, was gut und was schlecht gelaufen ist, mit dem Ziel, die Zusammenarbeit zukünftig noch besser zu gestalten. Hierfür nutzen wir verschiedene Instrumente der Retrospektiven, wie z.B. das «Starfish-Modell» oder den «Problem Solving Tree».

Mitarbeitendendialog statt Mitarbeitendengespräch

Wer kennt es nicht: Das alljährliche Mitarbeitendengespräch! Es findet in klassisch geführten Unternehmen meist am Ende eines Geschäftsjahres statt. Vorgesetzte und Mitarbeitende legen die Ziele für das gesamte Jahr fest und die Leistung der Mitarbeitenden wird ein Jahr später beurteilt. Nicht so bei IdéeSport: Damit wir uns weiterentwickeln können, führen unsere Teams zwei- bis dreimal im Jahr den so genannten Mitarbeitendendialog durch. Dabei setzen sich die Teams ihre eigenen Ziele, die sich aus der übergeordneten Strategie von IdéeSport ableiten. Das Team legt gemeinsame Ziele fest und die Mitarbeitenden definieren, in welchen Bereichen sie sich weiterentwickeln möchten. In regelmässigen Retrospektiven eruieren wir, ob wir auf dem richtigen Weg sind. Beim Peer- und Gruppen-Feedback gelten klare Regeln. So geben wir uns wertschätzend Feedback und die Gespräche finden im vertraulichen Rahmen statt. Der klare Vorteil des Mitarbeitenden-Dialogs: Durch die Transparenz kennt das Team die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder und kann die Zusammenarbeit gezielt verbessern.

Verteilte Führung

Wir bei IdéeSport finden: Die Führung eines Unternehmens ist zu wichtig, dass man sie einer Person überlassen könnte. Deshalb verteilen wir sie. Wir haben die typischen Führungsaufgaben auf fünf verschiedene Rollen verteilt (Gastgeber*innen, Lernbegleiter*innen, Ökonom*innen, HR, Dokumentar*innen). Diese sind in jedem Team vertreten und die Rolleninhaber*innen tauschen sich teamübergreifend miteinander aus. So führen beispielsweise die Gastgeber*innen die Teams organisatorisch, die Lernbegleiter*innen sorgen dafür, dass ihr Team ihre Arbeit reflektiert und sich stetig weiterentwickelt, die Ökonom*innen bilden die Schnittstelle zum Finanzkreis. Wer welche Rolle innehat, entscheidet das Team mittels einer Rollenwahl. Die Mitarbeitenden haben so die Möglichkeit, Verantwortung in einem Bereich wahrzunehmen, der über ihre fachliche Aufgabe hinausgeht. Ziel ist es, dass diese Rollen regelmässig rotieren. Zudem haben wir bei IdéeSport Fachrollen, in welchen sich die Mitarbeitenden zu fachlichen Themen, wie die Weiterentwicklung einzelner Programme, das Fundraising oder die Kommunikation, austauschen.

Iterative Arbeitsprozesse: Sprinten, statt konzipieren

Anstelle von detaillierten Konzepten bevorzugen wir iterative Arbeitsprozesse mit Scrum und Kanban: Wir schreiten in kleinen Schritten voran, evaluieren die Zwischenresultate und binden die Partner*innen im Entwicklungsprozess stetig mit ein, um regelmässig Feedback zu erhalten. Wir sehen darin den Vorteil, dass wir die Transparenz fördern und auf einen Blick sehen, wo das Projekt steht. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, können wir Korrekturen schneller vornehmen. Um Innovationen zu fördern, arbeiten wir nach der Design-Thinking-Methode. Dies spart finanzielle Ressourcen ein und gibt den Ideen der Mitarbeitenden mehr Platz.

Gemeinsam entscheiden

Es gibt immer wieder Entscheide – manche einfach, andere schwierig –, die gefällt werden müssen. Früher war da die Führungsperson, die dies gemacht hat. Heute werden die Entscheide im Team gefällt. Damit wir effizient, eigenverantwortlich und in guter Qualität entscheiden können, nutzen wir unterschiedliche Werkzeuge. Einerseits verfügen wir über eine Delegationsmatrix, welche die Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten klar festlegt. Auch die Aufgaben der Rollen sind klar definiert. Andererseits bedienen wir uns bei den Entscheidungsverfahren je nach Thema der Widerstandsabfrage, der Einwandintegration oder der kollegialen Rollenwahl. Mithilfe dieser Werkzeuge haben wir im Oktober 2019 unseren Geschäftsführer gewählt und die Rollen untereinander verteilt.

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