Du bist seit 3.5 Jahren Projektmanagerin bei IdéeSport. Wie sieht deine Arbeit während der Saison normalerweise aus?
Im Sommer beginnt jeweils unser Geschäftsjahr und somit die Saisonplanung, denn unsere Projekte öffnen jeweils im September/Oktober. Die Saisonplanung beinhaltet die Rekrutierung und Schulung von Projektleiter*innen, den Austausch mit den Gemeinden, um deren Bedürfnisse abzuholen, das Organisieren der entsprechenden Werbemassnahmen und Kommunikationsmittel und vieles mehr. Sobald das erste Projekt gestartet ist, bin ich damit beschäftigt, mich um die laufenden Fragen und Anliegen der Projektleiter*innen zu kümmern, Berichte und Medienmitteilungen zu verfassen und den Anspruchspersonen zukommen zu lassen. Ausserdem bearbeite ich die Kassabücher, in denen alle projektrelevanten Transaktionen aufgelistet sind. Der rege Austausch mit allen Beteiligten ist auch ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit in dieser Zeit. Immer wieder besuche ich die laufenden Projekte. Ich betreue aktuell 10 Projekte, von MiniMove über OpenSunday bis hin zu MidnightSports.
Ist die Saison beendet, führe ich die Schlussgespräche mit den Projektleiter*innen. Auf Grundlage dieser Gespräche und aller während der Saison erarbeiteten Dokumente erstelle ich die Schlussabrechnung und den Schlussbericht, den ich wiederum allen Anspruchspersonen zukommen lasse. Bei Bedarf nehme ich auch konzeptionelle Anpassungen für die nächste Saison auf.
Und was ist jetzt wegen Corona anders?
Wie gewohnt zu planen, das ist momentan nicht möglich. Aufgrund der ständig wechselnden Bestimmungen, der kantonal – manchmal sogar kommunal – sehr unterschiedlichen Anforderungen an die Schutzkonzepte und Beschränkungen der Anzahl Teilnehmer*innen muss vieles sehr spontan entschieden werden. Trotz dieser Anforderung an Flexibilität wird auch erwartet, dass jedes neu erstellte Konzept von jeder Instanz abgesegnet wird. Es herrscht viel Unsicherheit, wie und ob die Projekte weitergehen, und dennoch müssen alle jederzeit verfügbar sein. Der rege Austausch mit den Gemeinden ist aber auch positiv, denn so sind wir viel mehr in Kontakt als sonst. Ich habe einige neue Leute kennengelernt und viel Wertschätzung für unsere Flexibilität und die Bemühungen erfahren. Das motiviert.
Auch bin ich bemüht, die Projektleiter*innen zu motivieren und dafür zu sorgen, dass – wenn wir die Sporthallen spontan wieder öffnen können – sie auch anwesend sind. Da habe ich grosses Glück, denn allen ist die Unvorhersehbarkeit der momentanen ausserordentlichen Lage bewusst.
Ein grosser persönlicher Einschnitt ist für mich, dass ich keine Projekte besuchen kann und dass alle Kontakte nur digital stattfinden.
Bezüglich der einzelnen Programme wurden so weit wie möglich alternative Angebote ausgearbeitet, wobei die Möglichkeiten wegen der kommunalen Richtlinien sehr unterschiedlich sind. Für das Programm MiniMove, an welchem normalerweise etwa 300 Personen (Eltern mit Kindern im Vorschulalter) teilnehmen, mussten wir die Anzahl der Erwachsenen auf 15 reduzieren. Beim OpenSunday, das an Primarschüler*innen gerichtet ist, gab es Online- und Outdoor-Alternativen. Für das MidnightSports mussten wir eine Altersgrenze von 15 Jahren (U16) festgelegen. Auch haben wir intern bestimmt, dass nur noch 50 Teilnehmer*innen anwesend sein dürfen. All diese Änderungen müssen den Teams und den Teilnehmer*innen verständlich gemacht werden.
In deiner Position hast du ja mit ganz verschiedenen Anspruchsgruppen zu tun, von Gemeindevertretern über Jugendarbeiter*innen bis hin zu jungen Projektleiter*innen. Auch deine Tätigkeiten sind sehr divers. Was machst du am liebsten?
Ich freue mich immer sehr, wenn ich ein Projekt besuchen kann. Das, was man “im stillen Kämmerchen” erarbeitet hat, live mitzuerleben, die Stimmung wahrzunehmen, sich mit den Kindern und Jugendlichen auszutauschen und den Teams bei ihrer Arbeit zuzusehen – das ist wirklich sehr schön.
Auch die Arbeit in meinem Team bei IdéeSport gefällt mir sehr, vor allem seit wir als agile Organisation keine Hierarchien mehr haben. Zwar hat das Arbeitsvolumen in einigen Bereichen zugenommen, doch das hohe Mass an Eigenverantwortung bestärkt mich sehr. Wir entscheiden selbstständig und bringen uns so schneller und effizienter weiter. Gerade jetzt, wo so viel Flexibilität gefragt ist, schätze ich dies.
Lena Thoma
Alter: Hey, das fragt man doch nicht 😉 31 Jahre
Wohnort: Ich ziehe gerade um, von Zürich nach St. Gallen.
Hobbys: Joggen, gerne längere Distanzen (z.B. Marathon), Wandern, Meditieren und Meditationen anleiten, Zeit in der Natur verbringen. Seit Corona auch auf dem Sofa chillen und nicht meinen Terminen in der Agenda nachhetzen.
Beruf: Projektmanagerin bei IdéeSport
Die grösste Herausforderung, die Corona mit sich brachte: Lernen, auch mal stillzusitzen (was sich als genial erwies), Freunde und Familie nicht sehen und umarmen zu können, sich nicht einfach mal in ein Café zu setzen und die Leute beobachten zu können.
Glücksorte und Glücksmomente in dieser Zeit: Glücksort ist meine Lieblings-Joggingrunde auf den Züriberg zum Zoo, bei welcher ich im Sommer sogar Giraffen gesehen habe. Das hat mich unglaublich glücklich gemacht. Glücksmomente: meine Hochzeit im November im sehr kleinen Rahmen. Das war genial, da ich auf alle Personen eingehen und die Leute einfach nur geniessen konnte.
Die Rahmenbedingungen für die einzelnen Projekte haben sich aufgrund der Bestimmungen zur Eindämmung der Corona-Pandemie in den letzten Monaten immer wieder verändert. Was war und ist dabei die grösste Herausforderung für dich als Projektmanagerin?
Manchmal fällt es mir schwer, den Corona-Bestimmungen immer wieder von Neuem blindlings zu folgen, ohne eigene Einschätzungen treffen zu können. Und es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten, da die örtlichen Rahmenbedingungen so unterschiedlich sind. Auch ist es sehr fordernd, alle Anspruchspersonen abzufangen, die Interessen abzudecken und aktiv und aktuell zu informieren.
Am einfachsten wäre es wohl gewesen, wenn man die Projekte einfach geschlossen hätte. Warum habt ihr euch dennoch bemüht, Alternativen auszuarbeiten?
Im Vordergrund steht da auf jeden Fall die Tatsache, dass uns die Bewegungsförderung von Kindern und Jugendlichen am Herzen liegt. Die Auswirkungen der Corona-Pandemie treffen diese Altersgruppen besonders stark, da sie eine so wichtige Zeit im Leben nur in einer sehr eingeschränkten Form ausleben können. Da entsteht bei vielen Frustration, die abgefangen werden muss. Es fehlt nicht nur an Bewegung, sondern auch an sozialen Kontakten, Ablenkung und Perspektive. Uns ist es wichtig, dem so gut es geht entgegenzuwirken.
Als operative Stiftung sind wir zudem auf die Fördergelder unserer Partner angewiesen. Wir schätzen diese Unterstützung nicht nur, wir brauchen sie auch. Um diese weiterhin zu sichern, ist es keine Option, die Zügel fallen zu lassen. Ich beobachte, dass die Gemeinden sehr grosszügig sind, da sie merken, wie sehr wir uns für unsere Zielgruppe einsetzen. Aus diesem Grund sind viele glücklicherweise bereit, uns auch weiterhin in vollem Umfang zu unterstützen.
Bist du zufrieden, wie es momentan ist? Was wünscht du dir für die nächste Saison?
Ich bin zufrieden mit unserem Einsatz und damit, wie wir diese schwierige Situation meistern. Doch ich wünsche mir auf jeden Fall, dass wir in der nächsten Saison wieder wie gewohnt weitermachen können. Falls die Bestimmung zur Eindämmung der Pandemie jedoch weiter anhalten sollten, hoffe ich, dass wir im Sommer genügend Ressourcen haben, um vor Saisonstart weiter ausgereifte Alternativen auf die Beine zu stellen. Schliesslich wissen wir ja jetzt, was uns erwartet und sollten uns so gut wie möglich vorbereiten.
Kannst du bereits sagen, was du in dieser schwierigen Situation gelernt hast? Was würdest du beim nächsten Mal genauso und was würdest du anders angehen?
Flexibilität und Pragmatismus sind unerlässlich. Auch habe ich gemerkt, dass es manchmal schlauer ist, einige Tage abzuwarten und Ideen und Initiativen spontan auszuarbeiten, als von langer Hand zu planen. Da die Rahmenbedingungen sich von Tag zu Tag ändern, macht man sonst viel Arbeit umsonst, das kann ärgerlich sein. Auch wurde mir bewusst, wie wichtig es ist, mit den Projektleiter*innen in Kontakt zu bleiben, mich in sie hineinzuversetzen und sie so gut wie möglich zu unterstützen.
Wenn du auf das letzte spezielle Jahr zurückblickst: Was bleibt dir besonders in Erinnerung?
Wir haben im Sommer erstmals und als Reaktion auf den ersten Lockdown das Programm MoveYourSummer durchgeführt, eine Bewegungswoche für Primarschüler*innen während der Sommerferien. Das war wunderbar. Die Resonanz war durchwegs positiv und es hat unglaublich Spass gemacht, etwas ganz Neues von A bis Z aufzugleisen. Zu sehen, dass es dann so gut ankommt, hat mich sehr glücklich gemacht.