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IdéeSport hat sich für eine agile Organisationsstruktur entschieden

12/03/2020

IdéeSport befindet sich in der Transformation zu einer agilen Organisation. Damit erhofft sich die Stiftung, flexibler auf ein immer dynamischeres Umfeld reagieren zu können und Innovationen anzutreiben. Auch wenn der Prozess für die Mitarbeitenden mit einigen Veränderungen einhergeht, schätzten diese die Bereicherung ihrer Arbeit. Leitungsaufgaben sind zukünftig integraler Bestandteil der Arbeit aller Mitarbeitenden und nicht mehr nur von einer einzelnen Führungskraft. Klare Rahmenbedingungen sorgen dabei für eine strukturierte Vorgehensweise bei allen Prozessen

Im Mai 2019 haben sich die Mitarbeitenden der Stiftung IdéeSport für eine agile Organisation ausgesprochen (vgl. Titelbild). Der Stiftungsrat begrüsste diese Entscheidung. IdéeSport erhofft sich damit flexibler und schneller auf Veränderungen reagieren zu können, mehr Raum für Innovation zu schaffen und die Arbeit der Mitarbeitenden zu bereichern. IdéeSport ist eine der ersten Non-Profit-Organisationen in der Schweiz, welche den Weg zur Selbstorganisation wagt. Ganz im Sinne der Agilität möchte sie die dadurch gewonnenen Erkenntnisse transparent darlegen und für andere Organisationen verfügbar machen.

Agilität heisst nicht Führungslosigkeit, Chaos oder Anarchie
Ein wichtiger Meilenstein im Transformationsprozess ist die Ablösung der Führung im klassischen Sinne durch Prinzipien der kollegialen Führung. So werden die Leitungsaufgaben der Stiftung nicht mehr von einzelnen Personen wahrgenommen, sondern bei den Mitarbeiter*innen breit abgestützt sein. Während diese dadurch mehr Verantwortung und Kompetenzen erhalten, verändert sich die Rolle des neu gewählten Geschäftsführers Reto Mayer. Er übernimmt intern keine Führungs-, sondern eine Coaching- und Dienstleistungsfunktion. Agilität bedeutet jedoch nicht nur kollegiale Führung, sondern auch agile Strukturen, Prozesse sowie eine Veränderung der Organisationskultur.

Aussenstehende nehmen agile Organisationen oft als chaotisch, anarchistisch und führungslos wahr. Dem ist jedoch nicht so, denn es gibt klare Regeln, Rollen und Austauschgefässe, damit kein Wildwuchs entsteht. Die Strukturen und Prozesse werden ständig reflektiert und optimiert. Dafür müssen Rahmenbedingungen geschaffen werden, wie zum Beispiel die Delegationsmatrix, in der festgehalten wird, wer-wo-wie entscheiden darf.

Die Mitarbeitenden übernehmen die Verantwortung
Ein Projektteam, bestehend aus 11 internen Mitarbeitenden verschiedener Bereiche und Sprachregionen, nimmt sich der Agilität an. Das Projektmanagement orientiert sich an Scrum, mit dem Sprint als wichtigstes Element. Die Mitglieder des Projektteams treffen sich einmal im Monat zum Sprint, um sich gegenseitig die erarbeiteten Resultate zu präsentieren (Review), um zu bewerten, was in diesem Zeitraum gut und was schlecht gelaufen ist (Retrospektive) und die Arbeiten für den kommenden Monat zu planen. Zudem finden wöchentlich kurze Besprechungen von rund 30 Minuten statt (Weeklys).

Erste Meilensteine wurden bereits erreicht
Vor gut einem halben Jahr ist das Projekt gestartet. Wichtige Resultate sind bereits sichtbar. So wurde die neue Organisationsstruktur – ein Kreismodell – erarbeitet. Anders als bei starren und sehr hierarchischen Linienstrukturen, funktionieren im Kreismodell die einzelnen Teams selbständig und übernehmen so mehr Verantwortung. Ein weiteres Highlight war zudem der Wegfall der Regionalleitungen und die Rekrutierung des neuen Geschäftsführers durch ein Team aus Mitarbeitenden. In den kommenden Monaten beschäftigt sich das Projektteam vor allem mit dem Aufbau einzelner Organisationseinheiten und Austauschgefässen. Ein bedeutender Schritt findet Ende 2020 mit der Auflösung der Geschäftsleitung statt.

Eine grosse Herausforderung aber auch eine Bereicherung
Die Mitarbeitenden freuen sich auf die neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, welche ihnen durch die Agilität übertragen werden. Die Einführung der agilen Strukturen und Prozesse ist für sie jedoch auch mit Unsicherheiten und Unklarheiten verbunden. So mussten sie sich in kurzer Zeit mit neuen Arbeitsinstrumenten und Fachbegriffen vertraut machen (Retrospektive, Scrum, Kanban, Kreismodell etc.). Wichtig ist es insbesondere sie zu befähigen, die ihnen neu zugeteilten Aufgaben wahrzunehmen.

Die ersten Erfahrungen sind positiv und zeigen, dass die Mitarbeitenden von IdéeSport auch ohne die klassische Unternehmensführung funktionieren und sie die ihnen übertragene Verantwortung kompetent wahrnehmen und dabei aufblühen. Lena Kopp, Mitglied des Projektteams Agilität, beschreibt dies wie folgt: „Seit wir uns einstimmig für die Agilität entschieden haben, hat sich viel verändert. Aus meiner Perspektive ins Positive, da ich nun in Prozessen mitentscheiden darf und meine Stimme zählt. Ausserdem wird durch das Arbeiten nach Scrum in kurzer Zeit unglaublich viel erreicht.“

Per Ende 2021 soll die Transformation zur agilen Organisation abgeschlossen sein. Das Projekt ist damit aber nur bedingt zu Ende. Im Sinne einer lernenden Organisation wird sich eine Gruppe aus Mitarbeitenden laufend mit neuen Themen der Agilität und deren Umsetzung in der Stiftung auseinandersetzten.

Für weitere Informationen können Sie sich gerne an Sandro Antonello, Product Owner des Projektteams Agilität, wenden.

Die Mitarbeitenden lernen in Workshops die agile Arbeitsweise und dessen Vorteile und Herausforderungen kennen.
Scrum-Boards unterstützten die Teams beim agilen Projektmanagement.

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