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«È necessario prendere molte decisioni in modo spontaneo»

26.01.2021

Lena Thoma è una dei 24 coordinatori e coordinatrici di progetti presso IdéeSport, che con il loro lavoro consentono a giovani e bambini in tutta la Svizzera di fare attività fisica gratuitamente nelle palestre durante il fine settimana. La pandemia di coronavirus e le misure per contenerla hanno stravolto la sua routine lavorativa quotidiana in quanto alcuni aspetti non erano più attuabili e temi come l’igiene e la flessibilità sono diventati ancora più centrali. Nella seguente intervista ci racconta come ha vissuto questo periodo ricco di sfide e quali sono i suoi desideri per il futuro.

Lavori da tre anni e mezzo come coordinatrice di progetti presso IdéeSport. Come si svolge di solito il tuo lavoro durante la stagione? 
La nostra attività annuale inizia di solito verso l’estate, così come anche la pianificazione stagionale, perché i nostri progetti partono in settembre/ottobre. La pianificazione stagionale include il reclutamento e la formazione dei responsabili dei nostri progetti, lo scambio con i Comuni per comprendere le loro esigenze, l’organizzazione delle campagne promozionali e dei mezzi di comunicazione, e molto altro ancora.
Appena parte il primo progetto inizio subito a occuparmi delle richieste e delle esigenze in corso dei responsabili di progetto, scrivo rapporti e comunicati stampa e li recapito ai destinatari. Inoltre, mi occupo dell’elaborazione della contabilità, dove sono registrate tutte le transazioni legate ai progetti. In questo periodo, una parte importante del mio lavoro è costituita anche dall’intenso scambio con tutte le persone coinvolte. Seguo con attenzione e visito i progetti in corso. Attualmente coordino 10 progetti, da MiniMove a OpenSunday fino a MidnightSports.
Quando la stagione finisce, conduco i colloqui conclusivi con i responsabili di progetto. Sulla base di questi colloqui e di tutti i documenti elaborati durante la stagione, redigo il consuntivo e il rapporto finali che poi consegno ai destinatari. Se necessario, annoto eventuali adeguamenti concettuali per la stagione successiva.

Cos’è cambiato a causa del coronavirus?
In questo momento non è più possibile pianificare come prima. A causa delle disposizioni, che cambiano in continuazione, e delle diversissime esigenze cantonali – a volte persino comunali – in materia di piani di protezione e di limitazione del numero dei partecipanti, è necessario prendere molte decisioni in modo spontaneo. Inoltre, nonostante questa esigenza di flessibilità, ci si aspetta che ogni nuovo piano concepito sia approvato da tutte le autorità. Regna molta incertezza su come e se portare avanti i progetti, però tutti devono comunque essere disponibili in qualsiasi momento. In ogni caso, l’intenso scambio con i Comuni è anche positivo perché ora siamo molto più in contatto rispetto a prima. Ho conosciuto persone nuove e abbiamo ricevuto apprezzamenti per la nostra flessibilità e per il nostro impegno. Questo ci motiva.
Mi impegno anche a motivare i responsabili di progetto e ad assicurarmi la loro presenza quando avremo di nuovo la possibilità di aprire le palestre. In questo sono molto fortunata, perché tutti sono consapevoli dell’imprevedibilità di questa situazione, che è momentanea e straordinaria.
Per quello che mi riguarda, sono stata costretta a dare un taglio netto alle visite ai progetti e tutti i contatti avvengono solo per via digitale.
Per quello che invece riguarda i singoli programmi, sono state elaborate offerte alternative nei limiti del possibile, e le possibilità variano molto in base alle direttive comunali. Per il programma MiniMove, al quale di solito partecipano circa 300 persone (genitori insieme ai figli in età prescolare), siamo stati costretti a ridurre a 15 il numero degli adulti. Per OpenSunday, indirizzato ai bambini della scuola elementare, sono offerte alternative online e all’aria aperta. Per le serate MidnightSports abbiamo dovuto stabilire il limite d’età di 15 anni (u16). Internamente abbiamo anche deciso che i partecipanti presenti possono essere solo 50. Ed è necessario spiegare chiaramente ai team e ai partecipanti tutti questi cambiamenti.

Come coordinatrice di progetti hai certamente a che fare con persone dai ruoli più diversi: dai rappresentanti delle autorità comunali agli animatori fino ai responsabili di progetto. Anche le tue attività sono molto varie. Che cosa ti piace fare di più?
Mi piace sempre molto visitare un progetto. Vedere dal vivo ciò che è stato elaborato “nel silenzio di una stanza”, percepire l‘atmosfera, avere uno scambio con i bambini e i giovani e vedere i team impegnati nel loro lavoro – è veramente molto bello.
Anche lavorare con il mio team di IdéeSport mi piace molto, soprattutto da quando siamo diventati un’organizzazione agile senza gerarchie. Anche se il volume di lavoro in alcuni ambiti è molto aumentato, l’alto carico di responsabilità mi dà molta forza. Noi decidiamo autonomamente, quindi procediamo in modo più veloce ed efficiente. In un simile momento, nel quale è necessaria una grande flessibilità, questa è una cosa che apprezzo molto.

Lena Thoma

Età: ehi, non si fanno queste domande 😉 31 anni 

Luogo di residenza: mi sono appena trasferita, da Zurigo a San Gallo.

Hobby: fare jogging, e preferibilmente su lunghe distanze (es. maratona), camminare, meditare e insegnare meditazione, trascorrere del tempo immersa nella natura. Poi, da quando è arrivato il coronavirus, anche rilassarmi sul divano senza affannarmi dietro alle mie scadenze in agenda.

Professione: coordinatrice di progetti presso IdéeSport

La sfida più difficile che ha comportato il coronavirus: imparare a restare quache volta anche senza fare niente (che si è rivelata una cosa fantastica), a non poter vedere e abbracciare gli amici e la famiglia, a non poter restare seduta in un caffè semplicemente a osservare la gente.

Posti e momenti felici in questo periodo: un posto felice è il mio giro di jogging preferito, sullo Züriberg fino allo zoo, dove in estate ho visto persino le giraffe. Ho provato una gioia incredibile. Momenti felici: il mio matrimonio, a novembre, festeggiato con pochi intimi. E‘ stato bellissimo perché ho avuto la possibilità di relazionarmi con tutte le persone e stare semplicemente bene con loro.

A causa delle disposizioni per arginare la pandemia di coronavirus, negli ultimi mesi le condizioni quadro per i singoli progetti sono cambiante continuamente: qual è stata e qual è la sfida più difficile per te come coordinatrice di progetti?
A volte trovo difficile seguire sempre ciecamente, senza poter fare valutazioni personali, le disposizioni legate al coronavirus. E non è facile mantenersi aggiornati perché le condizioni quadro locali sono molto diverse. Lo sforzo continuo di intercettare tutti gli interlocutori, di soddisfare tutti gli interessi, di informare in modo attivo e aggiornato e di essere all’altezza è molto impegnativo.

Sarebbe stato molto più facile chiudere i progetti. Perché invece vi siete impegnati a elaborare delle alternative?
Prima di tutto ci sta a cuore promuovere il movimento dei bambini e dei giovani. Le ripercussioni causate dalla pandemia di coronavirus colpiscono in modo particolarmente pesante queste fasce d’età che possono godere solo in forma molto limitata di un periodo della vita così importante. In molti di loro questo causa una grande frustrazione che è necessario controbilanciare. Non manca solo il movimento, ma mancano anche i contatti sociali, lo svago e la prospettiva. Per noi è importante contrastare al meglio questi aspetti negativi.
Inoltre, siamo una fondazione operativa che dipende dai finanziamenti dei nostri partner. Non solo apprezziamo il loro sostegno, ma ne abbiamo anche bisogno. Affinché sia garantito anche in futuro, mollare le redini non è un’opzione. Io lavoro molto con i Comuni e ho constatato che sono molto generosi perché si sono resi conto del grande impegno che mettiamo a favore del nostro gruppo target. Ecco perché molti di loro sono pronti a continuare a sostenerci pienamente. È una fortuna.

Sei soddisfatta della situazione attuale? Cosa ti auguri per la prossima stagione?
Sono soddisfatta del nostro impegno e del modo in cui stiamo gestendo questa difficile situazione. Comunque per la prossima stagione mi auguro di riprendere a lavorare come prima. Se le disposizioni per arginare la pandemia dovessero proseguire, spero che in estate avremo risorse sufficienti per mettere in piedi valide alternative prima dell’inizio della stagione. Dopotutto ora sappiamo bene quello che ci aspetta e dobbiamo prepararci nel miglior modo possibile.

Puoi già dirci che cosa hai imparato in questa difficile situazione? La prossima volta cosa rifaresti esattamente uguale e che cosa cambieresti?
Flessibilità e pragmatismo sono indispensabili. Mi sono anche resa conto che a volte è più saggio aspettare qualche giorno ed elaborare spontaneamente idee e iniziative invece di pianificare a lungo termine. Le condizioni quadro cambiano di giorno in giorno e si rischia di lavorare molto per niente, e questo può essere irritante. E poi ho capito quanto è importante restare in contatto con i responsabili di progetto, mettermi nei loro panni e sostenerli nel miglior modo possibile.

Ripensando a un anno così particolare come quello appena trascorso, che cosa ricordi meglio?
In estate, per la prima volta e in reazione al primo lockdown, abbiamo organizzato il programma MoveYourSummer dedicato ai bambini della scuola elementare: una settimana di movimento durante le vacanze estive. Un’esperienza meravigliosa. La risonanza è stata completamente positiva. Mettere in atto qualcosa di totalmente nuovo dalla A alla Z è stato incredibilmente divertente. Vedere il successo che ha ottenuto mi ha resa molto felice.

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