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IdéeSport ha scelto una struttura organizzativa agile

12/03/2020

IdéeSport si sta trasformando in un’organizzazione agile. La Fondazione desidera così rispondere con sempre maggiore flessibilità alle esigenze di un ambiente in costante cambiamento e promuovere l’innovazione. Anche se il processo comporta alcuni cambiamenti per i collaboratori, questi ultimi apprezzano l’arricchimento del loro lavoro. In futuro i processi gestionali saranno parte integrante del lavoro dei collaboratori e non più solo di competenza di un dirigente. Condizioni quadro chiare assicurano una procedura strutturata di tutti i processi lavorativi.

A maggio 2019 i collaboratori della Fondazione IdéeSport hanno deciso di diventare un’organizzazione agile. Il Consiglio di Fondazione ha accolto favorevolmente questa decisione. La Fondazione desidera così rispondere ai cambiamenti in modo sempre più flessibile e rapido, creare maggiori opportunità di innovazione e arricchire il lavoro dei propri collaboratori. IdéeSport è una delle prime organizzazioni no profit in Svizzera a intraprendere il percorso verso l’auto-organizzazione. In pieno spirito “agile”, la Fondazione vuole comunicare con trasparenza le conoscenze acquisite in questo processo e metterle a disposizione di altre organizzazioni.

Agilità non significa mancanza di leadership, caos o anarchia

L’abbandono dello stile di conduzione classico a favore dei principi della conduzione collegiale costituisce un aspetto fondamentale nel processo di trasformazione. In questo modo i processi gestionali della Fondazione non sono più di competenza di singole persone bensì ampiamente condivise dai collaboratori. Se da una parte ciò significa che questi ultimi acquisiscono maggiori responsabilità e competenze, dall’altra comporta un cambiamento nel ruolo del nuovo direttore Reto Mayer: all’interno della Fondazione svolgerà infatti una funzione di coaching e coordinazione ma non direttiva. Agilità è però molto più di una conduzione collegiale: vi fanno parte strutture e processi agili così come un cambiamento nella cultura dell’organizzazione.

All’esterno le organizzazioni agili sono spesso percepite come caotiche, anarchiche e senza una leadership ma ciò non corrisponde al vero poiché ci sono regole e ruoli chiari e sistemi di controllo per evitare uno sviluppo caotico. Le strutture e i processi sono costantemente discussi e ottimizzati. A questo scopo vengono create delle condizioni quadro, come ad esempio una matrice in cui viene stabilito chi decide cosa e come.

I collaboratori assumono nuove responsabilità

Un team composto da 11 collaboratori interni, attivi in ambiti diversi e provenienti dalle diverse regioni linguistiche della Svizzera, si occupa della trasformazione in organizzazione agile. Il project management si basa sul cosiddetto scrum, di cui lo sprint è l’elemento più importante. I membri del team agilità si incontrano una volta al mese per lo sprint, con l’obiettivo di presentare al gruppo i compiti svolti fino a quel momento (review), di valutare ciò che in quel lasso di tempo ha funzionato bene e meno bene (retrospettiva) e di pianificare i passi da compiere nel corso del mese successivo. Inoltre, si svolgono settimanalmente degli scambi brevi di circa 30 minuti (weekly).

I primi traguardi sono già stati raggiunti

Il progetto è iniziato circa sei mesi fa e si vedono già risultati importanti: è stata ad esempio sviluppata la nuova struttura organizzativa a cerchi. Diversamente dalle strutture lineari rigide e molto gerarchiche, nella struttura a cerchi i singoli team lavorano in modo indipendente e si assumono molte più responsabilità. Un ulteriore aspetto degno di nota riguarda l’abolizione del ruolo di responsabile regionale e l’assunzione del nuovo direttore da parte dei collaboratori. Nei mesi a venire il team agilità si occuperà soprattutto della creazione di singole unità organizzative e di canali di scambio. Un passo significativo sarà compiuto alla fine del 2020 con lo scioglimento del Consiglio di direzione.

Una sfida considerevole ma anche un arricchimento

I collaboratori sono felici di svolgere nuovi compiti e assumersi ulteriori responsabilità, acquisiti grazie all’agilità. L’introduzione di strutture e processi agili è però anche associata a mancanza di chiarezza e insicurezze. I collaboratori hanno dovuto ad esempio familiarizzare in breve tempo con nuovi strumenti di lavoro e concetti (retrospettiva, scrum, Kanban, struttura organizzativa a cerchi ecc.). Fondamentale è dunque fornire loro le competenze per svolgere le nuove mansioni affidate loro. Le prime esperienze sono positive e dimostrano che i collaboratori di IdéeSport sono in grado di svolgere il loro lavoro anche senza la classica conduzione aziendale e di assumersi la responsabilità loro assegnata con competenza e successo. Lena Kopp, membro del team agilità, precisa: “è cambiato molto da quando abbiamo scelto all’unanimità una struttura agile. Dal mio punto di vista si tratta di un cambiamento positivo perché ora posso partecipare ai processi e il mio voto conta. Inoltre, lavorare secondo scrum consente di raggiungere grandi risultati in breve tempo.”

Alla fine del 2021 la trasformazione in organizzazione agile sarà conclusa. Il progetto sarà però tutt’altro che terminato: nell’ottica di una organizzazione che apprende, un team di collaboratori continuerà in modo costante a confrontarsi sui temi dell’agilità e sulla relativa applicazione nella Fondazione.

Per maggiori informazioni, Sandro Antonello – product owner del team agilità – resta volentieri a disposizione (sandro.antonello@ideesport.ch).

Durante i workshop i collaboratori apprendono i metodi di lavoro agili e ne comprendono i vantaggi e le sfide.
Le lavagne per lo scrum (scrum-boards) sostengono i team nella gestione agile.

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