Marcel, in qualità di coach nel processo di trasformazione tu accompagni IdéeSport da maggio 2019. Come sei arrivato a ricoprire questo ruolo e che funzione hai svolto durante il processo?
Marcel Reinhard, agil & mehr (sito in tedesco): Sandro Antonello, responsabile dello sviluppo organizzativo presso IdéeSport, si è rivolto a me perché stava cercando una nuova forma di collaborazione per la Fondazione. Gli obiettivi erano poter gestire meglio le sfide in un ambiente dinamico e mantenere la Fondazione rivolta verso il futuro. Io gli ho illustrato metodi ed elementi nuovi e agili; tutto è partito da qui. Nel mio ruolo di coach inizialmente ho seguito passo dopo passo il processo di trasformazione, poi, a mano a mano che i collaboratori e le collaboratrici sono stati sempre più in grado di prendere l’iniziativa personale, mi sono gradualmente ritirato dal processo – era questo il mio obiettivo.
Katja, anche la ZHAW ha accompagnato IdéeSport. A partire da quando e con quale obiettivo?
Katja Kurz, ZHAW: io e la mia collega Ninja Leikert-Böhm siamo entrate con il ruolo di osservatrici a partire dalla primavera 2020. Abbiamo accompagnato e documentato il processo della Fondazione, siamo state presenti ai workshop mensili sull’agilità e, tra le altre cose, abbiamo condotto sondaggi e interviste tramite gli studenti e le studentesse e consultato la letteratura; ora raccogliamo tutte le conoscenze in un documento conclusivo che dovrebbe diventare una guida «tutorial» dove il processo esemplare di IdéeSport torni utile alle altre fondazioni della Svizzera.
C’è qualcosa che vi ha sorpresi durante il processo?
Marcel: all’inizio le organizzazioni hanno difficoltà ad abituarsi al processo iterativo; sono rimasto piacevolmente sorpreso dalla velocità con cui invece è stato attuato e compreso presso IdéeSport. È bastato poco tempo e la mia presenza non era già più necessaria durante gli sprint, le revisioni e le retrospettive. Si è trattato di un forte segnale di un momento di costruzione culturale.
Katja: sono pienamente d’accordo. Quando siamo entrate molte cose funzionavano già, e per la mia esperienza questo era insolito. Sono rimasta sorpresa da due cose: la prima è che IdéeSport ha perseguito meticolosamente il processo che ha scelto e che le è stato insegnato, invece nelle altre organizzazioni ho sperimentato una resistenza più attiva; la seconda è l’incredibile motivazione intrinseca dei collaboratori e delle collaboratrici. Finora avevo solamente letto qualcosa al riguardo, ma non l’avevo ancora mai vissuto nella sua espressione (ride). È stato un momento bellissimo.
Ci sono stati momenti particolarmente difficili?
Katja: i workshop si sono svolti online, cosa che per noi osservatrici ha comportato delle difficoltà. Leggere tra le righe, percepire le espressioni corporee: questo è mancato, e invece sarebbe stato molto importante per il nostro lavoro. Ovviamente erano disponibili chat e altri formati online che consentivano uno scambio informale, ma che non hanno colmato questa lacuna. Inoltre, in questa ambientazione spesso non era chiaro il fatto che noi eravamo presenti solo in qualità di osservatrici, cosa che sarebbe stata evidente se invece i workshop si fossero svolti in presenza.
Marcel: hai ragione. Sono contento di aver potuto iniziare in presenza, perché ho avuto la possibilità di intercettare meglio le tante insicurezze che insorgono naturalmente quando si comincia un percorso. L’inizio di un processo di trasformazione è sempre una sfida: ci sono molte cose nuove da imparare e le strutture alle quali ci si può appoggiare cambiano. Quindi è importante procedere passo dopo passo e non voler fare tutto subito. Negli ambienti digitali ho cercato di favorire il dialogo organizzando sessioni tematiche, e questa cosa ha funzionato molto bene.
Il processo di trasformazione si è ormai concluso. Secondo il vostro punto di vista, che cos’è ancora assolutamente indispensabile attuare?
Marcel: è necessario coinvolgere continuamente tutti i collaboratori e le collaboratrici. IdéeSport lo fa già bene con i continui input dati dai facilitatori e dalle facilitatrici d’apprendimento e trattando sempre il tema “agilità” durante i meeting nazionali che si svolgono a cadenza regolare. Bisogna continuare così. E poi dovreste mostrarvi più orgogliosi: la vostra auto-organizzazione è già in fase molto avanzata e funziona benissimo; succede raramente.
Katja: esatto, è ora di sostituire l’insicurezza iniziale con l’orgoglio. State allenando un nuovo comportamento e una nuova mentalità – e proprio come vale per l’allenamento fisico, dovete esercitare continuamente i muscoli. Potreste anche festeggiare continuamente voi stessi e l’agilità: questo vi darebbe la stabilità necessaria per non cadere in vecchi modelli quando vi troverete ad affrontare situazioni di stress. E poi dovete stare attenti alle resistenze che possono insorgere: individuatele, consultatevi e tenetele in seria considerazione.
Marcel: esatto, l’agilità necessita di stabilità. Un’organizzazione deve essere stabile per mantenersi flessibile. Ma voi stabili lo siete già perché avete gestito molto bene la prima crisi: la pandemia da coronavirus.
Quali insegnamenti per la vostra vita lavorativa avete tratto dall’esperienza con IdéeSport?
Katja: ho avuto conferma dell’importanza e della forza della motivazione personale intrinseca. Ho anche imparato che quando si intraprendono determinati adeguamenti ci si può concedere del tempo, rallentare la velocità. Questa è una cosa che attuerò con consapevolezza nei miei progetti.
Marcel: ho avuto un’ulteriore conferma di quanto è importante coinvolgere tutti i collaboratori e le collaboratrici e analizzare bene e gradualmente ogni cosa. Voi lo avete fatto molto bene. E mi porto con me anche la bella sensazione che ho avuto quando mi sono reso conto che io non potevo più trasmettervi niente. Ho capito che qui il mio lavoro era finito.
